Forretningsorden for Færgesekretariatets Styregruppe og Årsmøde mv.

Parter: Aftalen om Færgesekretariatet omfatter de 18 kommuner, som har ø-færger og er omfattet af ø-tilskud samt den særlige politiske aftale fra 2013.

Formål: Færgesekretariatets formål er at fremme et løbende kommunalt samarbejde om drift på færgeområdet og at tilbyde faglig ekspertise samt sparring.

Opgaver: Facilitere samarbejde og sparring om færgedrift og relaterede områder, med det formål at optimere og billiggøre driften. Specifik beskrivelse fremgår af de løbende arbejdsprogrammer for sekretariatet, som årligt godkendes af de involverede kommuner.

Det årlige arbejdsprogram tager afsæt i følgende indsatser:

1. Den ene er at danne netværk i forhold til de miljøer, der skal betjenes ude i landet.

2. Den anden er at forhandle gode løsninger på opgaveportefølgen, med inddragelse af værfter, servicevirksomheder, de kommunale ejere og de centrale myndigheder, eksempelvis inden for følgende emner:

1. Lovgivning og erfaringsudveksling. Sekretariatet videreformidler løbende nye regler og lovgivning, og konsekvenser heraf, som har relevans for færgedrift til små øer

2. Puljeansøgninger

3. Praktisk færgesamarbejde, bl.a. ”lånefærger” ved driftsuheld

4. Efteruddannelse og kompetenceudvikling

5. Arbejdsmiljøsamarbejde og videndeling

6. Samarbejde om BAT (Best Available Technology). Fx miljøvenlig diesel og drivmidler generelt, løbende inspiration til energibesparende tiltag og bæredygtig adfærd hos skibsførere

7. Fælles indkøb/indkøbsaftaler, hvor det giver mening (diesel, brand-olie, redningsudstyr osv.)

8. Rekruttering

9. Benchmarking vedr. effektiv drift og lign.

10. Andre relevante emner, jfr. samarbejdsaftale

Sekretariatslederen kan, som driftsansvarlig for sekretariatet, sammen med Styregruppen foreslå prioriteringen mellem opgaverne fra år til år. Prioriteringen fremlægges og vedtages på årsmøderne, første gang 6.maj 2015.

Betaling: Bidragskommunens abonnementsandel beregnes på baggrund af den relative fordeling af kommunens udbetalte ø-tilskud pr. 1.1.2014. Det årlige bidrag til sekretariatet betales i januar måned. Opkrævning af betaling foretages for Færgesekretariatet af værtskommunen.

Styregruppe: Bindeleddet mellem de kommunale forvaltninger og sekretariatet er en styregruppe på 5-7 medlemmer – 2-3 faglige eksperter og 3-4 kommunale repræsentanter. Styregruppen konstituerer sig selv med formand og denne varetager den daglige kontakt til sekretariatslederen. Styregruppen modtager sideløbende en månedlig statusrapport fra sekretariatslederen.

Styregruppen afholder ordinære møder to gange årligt ekskl. årsmødet. Formanden kan om nødvendigt -eller på opfordring af mindst to styregruppemedlemmer - indkalde til ad hoc møder.

Styregruppen er beslutningsdygtig, når mindst to styregruppemedlemmer foruden formanden er til stede. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende.

Sekretariatslederen er styregruppens sekretær, skriver referat og skal forelægge alle større faglige spørgsmål for formanden respektive styregruppen.

Formanden kan invitere relevante gæster til møderne.

Årsmøde: Årsmødet finder sted hvert år i maj måned. De omfattede bidragskommuner udpeger selv deres henholdsvis kommunale og faglige repræsentant til mødet. Hver kommune har en stemme.

Repræsentanterne godkender arbejdsprogrammet ved simpelt flertal, dog således, at der skal forsøges så stor tilslutning som muligt.

Repræsentanterne vælger styregruppen ved simpelt flertal for to år ad gangen. Kandidater til styregruppen skal være opstillet senest 3 uger før valgtidspunktet.

Sekretariatslederen fører mødets protokol.

Ansættelse af medarbejdere: Værtskommunen og sekretariatslederen ansætter og evt. afskediger medarbejdere i sekretariatet i samarbejde med styregruppen.

Revision og regnskab: Revision af Færgesekretariatets regnskab indgår som en del af værtskommunens almindelige revision.

Styregruppen orienteres kvartalsvis om budgetopfølgning og formanden skal godkende enkeltudgifter på over 50.000 DKK

-OOO -

Forretningsordenen skal i øvrigt ses i sammenhæng med bestemmelserne i samarbejdsaftalerne mellem Ærø som værtskommune og de respektive aftalekommuner fra december 2014 med tilhørende bilag.

Vedtaget i Svendborg 6. maj på Færgesekretariatets første årsmøde.